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Une adjointe administrative ou un adjoint administratif

 

Renseignements généraux

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PROLONGATION DE L'AFFICHAGE JUSQU'AU 15 AVRIL 2024

Une adjointe administrative ou un adjoint administratif

Un emploi régulier à pourvoir à Québec

Possibilité de télétravail, mais obligation de se présenter au port d’attache (siège social à Québec) à raison de deux jours par semaine

 

Contexte :  La Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) a pour mission de protéger la personne contre les risques liés à l’usage de la route. À cette fin, elle mène des actions de promotion et de prévention de la sécurité routière, fixe les contributions d’assurance, gère le patrimoine fiduciaire et l’accès au réseau routier, surveille et contrôle le transport routier des personnes et des biens, indemnise les personnes accidentées de la route et facilite leur réadaptation.

La DGRH soutient la Société dans la réalisation de sa mission par une offre de service à la fois opérationnelle et stratégique et elle contribue à la performance globale de l’organisation notamment par l’attraction, la fidélisation et le développement d’une main-d’œuvre qualifiée, performante et mobilisée. De plus, la DGRH fournit aux dirigeants, aux gestionnaires et aux membres du personnel, l’expertise, le conseil et le soutien appropriés en matière de ressources humaines.

Au sein de la VPSMSREE, la Direction générale des ressources humaines, plus précisément la direction de l’acquisition et de la gestion des talents recherche activement une adjointe administrative ou adjoint administratif.

Un emploi régulier est à pourvoir au siège social, 333, boulevard Jean-Lesage à Québec. L’entrée en fonction est prévue pour avril 2024.

La personne titulaire de l’emploi pourra travailler selon un mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction des balises organisationnelles flexibles.

Attributions : Sous l’autorité de la directrice de l’acquisition et de la gestion des talents, la personne titulaire de l’emploi agit à titre d’adjointe administrative ou adjoint administratif. Elle effectue divers travaux techniques et administratifs reliés à la gestion des ressources humaines et financières. Elle agit à titre de personne-ressource principalement pour les travaux de nature technique qui permettent le bon fonctionnement des services reliés à la Direction générale des ressources humaines. À ce titre, la personne recherchée assumera les responsabilités suivantes:

  • Assister la directrice ainsi que les gestionnaires de la direction générale dans la réalisation et le suivi des différents mandats administratifs et dossiers qui leur sont confiés;
  • Assurer le suivi des absences, le suivi des horaires variables du personnel de la direction, en s'assurant de leur conformité tant au niveau du temps effectué que des signatures requises;
  • Rédiger, réviser ou améliorer des lettres et notes sous la signature des directrices, directeurs et professionnels de la direction générale et s’assurer que les documents soient rédigés selon les standards requis et conserver les copies requises;
  • Assurer le suivi budgétaire, des ETC et des contrats relevant de la responsabilité de la direction;
  • Gérer l’agenda de la directrice en fixant des rendez-vous en fonction des priorités et soutenir les autres gestionnaires dans la gestion de leur agenda au besoin;
  • Planifier et convoquer des réunions d'équipe, réserver les salles et s'occuper de l'ensemble de la logistique reliée à celles-ci;
  • Fournir le soutien à la gestion dans les activités administratives, la dotation, l'arrivée et le départ des employés et autres travaux administratifs reliés au bon fonctionnement de la direction;
  • Apporter du support au niveau des commandes de fournitures et d'équipements bureautiques, accès informatiques et demandes d'ajustements de poste de travail, etc.;
  • Participer à la préparation des documents nécessaires à la réalisation des activités de la direction générale;  
  • Collaborer, selon les besoins, à différents exercices de reddition de compte pour la direction générale;
  • Effectuer divers travaux techniques et administratifs reliés, notamment, à la gestion des ressources documentaires et informationnelles;
  • Gérer la correspondance, la boîte courriel de la directrice et répondre aux diverses questions et aux demandes adressées à la directrice.

Échelle de traitement : De 41 055$ et 57 638$*

*Il s’agit de l’échelle de traitement prévue à la Directive concernant les conditions de travail en vigueur en date du 1er avril 2022.

La rémunération de la personne sélectionnée sera déterminée en respect de la Directive concernant l’ensemble des conditions de travail des techniciens en administration et selon les informations inscrites dans le dossier en ligne (selon la pertinence de la scolarité et des expériences).

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

 

Profil recherché

La personne recherchée doit faire preuve d’autonomie et de rigueur et avoir un très bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités. Elle doit faire preuve d’initiative, de polyvalence et de souplesse, car elle est appelée à réaliser plusieurs types d’activités simultanément avec différents intervenants. Des aptitudes pour le travail d’équipe sont également requises. Elle doit enfin posséder une excellente maîtrise du français (grammaire et rédaction) ainsi que des logiciels suivants : Word, Excel, Outlook, PowerPoint et TEAMS.

Exigences de l’emploi :

  • Détenir un diplôme d'études collégiales techniques dans le domaine de l’administration, en techniques de comptabilité et de gestion ou tout autre diplôme d’études collégiales techniques pertinent ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. La personne qui détient un diplôme d’études collégiales (DEC) non pertinent combiné à année d’études postsecondaires pertinente peut également être admise.

La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

  • Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.

Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente peut être considérée lors d’un processus de sélection. Toutefois, elle devra posséder le statut de résident permanent, la citoyenneté canadienne ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente au moment de sa nomination.

  • Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Autre exigence reliée à l’emploi :

La vérification de la solvabilité, des antécédents judiciaires et son évaluation, en lien avec l’emploi, sont des prérequis à l’embauche.

 

Modalités d'inscription

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

Inscription : Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne.

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail. C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. De plus, dans l’éventualité où votre candidature soit sélectionnée, c’est à l’aide de ces informations contenues dans votre dossier en ligne (scolarités et expériences) que sera établi votre salaire. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée.

Seules les personnes retenues seront contactées

Informations sur le processus de sélection :

L’équipe des processus de sélection SAAQ, emplois@saaq.gouv.qc.ca

Informations sur l'emploi :

Madame Nathalie Ouellet, nathalie.ouellet@saaq.gouv.qc.ca, Directrice de l’acquisition et de la gestion des talents

Informations sur les modalités d’inscription en ligne : Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes.

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