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Coordonnatrice ou coordonnateur des activités administratives en soutien à la gestion

 

Renseignements généraux

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La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes, des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.
 

 

COORDONNATRICE OU COORDONNATEUR DES ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES EN SOUTIEN À LA GESTION
(105-00)

 

Processus de sélection - Recrutement - 1 emploi régulier
 

 

Ministère de la Justice : Direction générale aux services judiciaires de la Métropole, Direction régionale des services judiciaires de Montréal et du palais de justice de Montréal, Direction de la coordination et du soutien à la gestion. L’adresse de travail est située au palais de justice de Montréal au 1, rue Notre-Dame Est.

L’entrée en fonction est prévue pour le début juin 2024.

 


Notre mission : La mission du ministère de la Justice du Québec est de favoriser la confiance des citoyennes et citoyens en la justice et le respect des droits par le maintien au Québec d’un système de justice qui soit à la fois accessible et intègre; de la primauté du droit.

 

Le Ministère s’appuie sur les valeurs de l’administration publique, particulièrement sur l’engagement, c’est-à-dire la mobilisation de chacun des membres du personnel en vue de l’atteinte des objectifs fixés, et ce, particulièrement pour offrir une expérience client améliorée et évolutive. La considération fait également partie intégrante des valeurs véhiculées par le Ministère. Celle-ci se traduit par :

  • L’écoute des citoyennes et des citoyens et la reconnaissance de leurs besoins;
  • La prise en compte, dans l’organisation, des préoccupations du personnel.

 

Pourquoi rejoindre le ministère de la Justice?

 

  • Engagement : Toutes nos équipes sont mobilisées par un objectif commun : rendre le système de justice toujours plus accessible et performant, au bénéfice de la société québécoise.
  • Collaboration : Le travail d'équipe et la collaboration sont les forces de notre ministère. Plus de 4 000 employés et gestionnaires partout au Québec s'entraident pour favoriser l'amélioration de notre système de justice.
  • Avantages : En plus de favoriser l'avancement professionnel dans un contexte stimulant, les emplois du Ministère offrent des conditions de travail qui priorise le bien-être et l'épanouissement


Attributions : Relevant de la directrice de la coordination et du soutien à la gestion, la personne titulaire de l’emploi agit à titre d’agent facilitateur et multiplicateur pour le développement des compétences axées sur la tâche en matière de services de justices dans le cadre du projet FARE (Formation. Accueil. Rétention des Employés), principalement pour le volet administratif de l'ensemble des employés de la DRSJM. Elle travaille également en étroite collaboration avec les gestionnaires et mandataires des services judiciaires de Montréal et du palais de justice de Montréal afin de les soutenir et les assister dans l’exécution de leurs fonctions en ce qui a trait principalement à la planification et la coordination du recrutement. Elle apporte un soutien professionnel par la réalisation d’analyses, de rédactions et de recherches afin de proposer des recommandations ou des pistes d’action à prioriser pour les activités administratives du secteur.

 

De façon plus précise, la personne titulaire de l’emploi assumera les responsabilités suivantes :

En étroite collaboration avec son supérieur immédiat et le Service du centre de formation (SCF) des services de justice :

  • À titre de responsable de l'accueil administratif de l'ensemble des nouveaux employés de la DRSJM :
  • planifier et organiser l'ensemble des activités reliées à l’accueil;
  • effectuer la présentation de tous les volets administratifs du fonctionnement de la DRSJM (assiduité, mesures d'urgence, SAGIR, CDT, accès,  etc.) aux nouveaux employés lors de leur première journée;
  • agir à titre de personne de référence durant la première semaine de formation et d'accueil des nouveaux employés, le tout en collaboration avec ses collègues agents multiplicateurs des autres directions afin d'assurer leur intégration.
  • Agir à titre de personne-ressource pour les membres du personnel de soutien mandataire en fournissant un soutien et des conseils , principalement concernant la résolution de problèmes et de défis administratifs relatifs à  l’assiduité, l’accueil ainsi que le mouvement de personnel;
     
  • Favoriser une culture de collaboration et d'échange d'expertise au sein des équipes en organisant des sessions de partage de bonnes pratiques et en encourageant la coopération entre les différentes unités;
     
  • Déterminer les besoins de formation, cibler les activités requises et participer à l’élaboration d’un plan de formation personnalisé;
     
  • Mettre en place des mécanismes de suivi pour évaluer l'efficacité des formations dispensées et en mesurer leur impact sur les performances et les pratiques professionnelles;
     
  • Formuler des recommandations basées sur les résultats des analyses et des retours d'expérience afin d'améliorer continuellement le processus de formation; Transmettre les recommandations et les informations pertinentes aux supérieurs hiérarchiques, en mettant en avant les bénéfices observés et les besoins émergents;
     
  • Concevoir et développer des outils de planification, de suivi et de contrôle visant à améliorer la mémoire organisationnelle et à optimiser l'efficacité des actions de la Direction en matière de formation.

 

Agir à titre d'agent de liaison et de coordonnateur pour le recrutement des services judiciaires de Montréal et du PJM :

  • Agir à titre de collaboratrice et de répondante principale entre les services judiciaires de Mtl et du palais de justice de Mtl et la DGRH dans l’identification des besoins de processus de sélection et à titre de partenaire dans les étapes administratives des processus de sélection;
     
  • Coordonner l’équipe de la DCSG qui apporte un support aux gestionnaires dans les processus de sélection afin de répondre aux besoins opérationnels, laquelle voit à la réception des candidatures, à leur sélection et à la planification des entrevues;
     
  • Planifier l'ensemble des opérations reliées aux entrevues de groupe et participer à celles-ci en support aux gestionnaires recruteurs;
     
  • Analyser les méthodes et les outils de travail en place en vue d'assurer l'adéquation des services fournis aux gestionnaires avec leurs besoins; Formuler des avis, recommander des solutions et les mettre en application afin d’améliorer la qualité du travail et d’assurer l'uniformité des services offerts à la clientèle;
     
  • Conseiller son supérieur sur les pistes d’amélioration à mettre en place dans le but de promouvoir une culture organisationnelle positive et inclusive, en collaborant avec les différentes directions pour élaborer et mettre en œuvre des initiatives visant à améliorer l’efficacité des processus et le travail d'équipe.

 

Échelles de traitement : De 48 488 $ à 90 566 $*  Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

* Le traitement de 90 566$ fait référence à la majoration de 100,5 % du traitement attribué à l’employé au 18e échelon détenteur d'un diplôme universitaire dont l'obtention requiert un minimum de 90 crédits ou son équivalent

 


Le nombre d’heures hebdomadaires pour cet emploi est de 35 heures.

 

Profil recherché


Exigences de l’emploi :

  • Détenir un diplôme universitaire de premier cycle en administration ou dans une discipline pertinente dont l’obtention requiert un minimum de 90 crédits ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Un candidat peut soumettre sa candidature s’il est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis.

Chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur. Le diplôme exigé peut également être compensé par un diplôme universitaire de deuxième cycle pertinent comportant un minimum de 45 crédits.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.
 

  • Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.

Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
 

  • Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

 

Seront considérés comme des atouts :

  • Avoir une expérience de travail au sein des services judiciaires. Mots-clés à rechercher à l’aide de la loupe de la section « Exigences et atouts spécifiés dans l’offre d’emploi » : EXP – Services judiciaires

 

Autres exigences de l’emploi : L’embauche est conditionnelle aux résultats d’une enquête de sécurité.

 


Autres éléments du profil recherché :

La personne recherchée doit faire preuve d’une grande autonomie et d’initiative dans la réalisation de ses mandats. Elle doit planifier et structurer elle-même l'organisation de ses fonctions en regard des priorités et des liens à effectuer auprès des intervenants. Elle doit être à l’écoute des besoins des gestionnaires et des membres de l’équipe et démontrer des qualités exceptionnelles sur le plan des communications interpersonnelles. Elle doit être rigoureuse et consciencieuse étant donné que ses interventions, ses actions et son influence dans les divers dossiers et mandats de la Direction ont des répercussions directes sur le bon fonctionnement de cette dernière. Également, elle doit détenir une bonne connaissance des processus, de sélection de la fonction publique québécoise.
 

 

Modalités d'inscription


Période d’inscription : Du 16 mai au 23 mai 2024 à 23 h 59.

Inscription : L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

 

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et de compléter la section « Exigences et atouts » en recherchant à l’aide de mots-clés les éléments spécifiés dans l’offre d’emploi. C’est notamment avec cette information que les candidatures qui répondent le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

 

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

 

Aucun curriculum vitae ne sera accepté ni aucune candidature transmise par courrier électronique.

 

Seules les personnes retenues seront contactées.

 

Ce poste est à pourvoir dans la ville suivante : Montréal

 


Informations sur le processus de sélection : 

Mme Catherine Bélanger
Direction de l’attraction et de la gestion des talents

equipe.ps@justice.gouv.qc.ca

 


Informations sur les attributions de l’emploi : 

Mme Martine Leblanc
Directrice de la coordination et du soutien à la gestion

martine.leblanc@justice.gouv.qc.ca

 


Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

Les heures de disponibilité du Centre d’assistance en dotation - Candidat :
Lundi, mardi, jeudi et vendredi : de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30
Mercredi : de 10 h à 12 h et de 13 h à 16 h 30

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