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Agente ou agent de secrétariat de la directrice des services professionnels

 

Renseignements généraux

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Vous possédez un bon jugement et un sens de l’organisation des priorités?

Nous avons l’emploi qu’il vous faut! 

Agente ou agent de secrétariat de la directrice des services professionnels

Un emploi régulier est à pourvoir au 500, rue de la Faune à Québec

 

Ministère de la Sécurité publique : Sous-ministériat des services correctionnels (SMSC) —  Direction générale de l’Est-du-Québec — Établissement de détention de Québec — Direction des services professionnels.

Notre grande mission :  Assurer la sécurité du Québec par la prévention, l’intervention et le partenariat.

Nos mandats : La direction des services professionnels est de contribuer à la réinsertion sociale des personnes incarcérées en supportant le travail des agents de probation et des titulaires de cas.

Les défis que nous vous proposons : Sous l’autorité de la directrice des services professionnels, la personne titulaire sera un soutien administratif pour la directrice des services professionnels et l’équipe des professionnels. Voici les tâches principales qui lui seront confiées :

  • Effectuer le suivi des mandats et des commandes en vérifiant les échéanciers;
  • Effectuer la gestion des appels et des courriels;
  • Réviser ou rédiger divers documents (note de service, communiqué, lettre, chiffrier Excel, présentation PowerPoint, etc.) en portant attention à l’orthographe, à la grammaire, à la syntaxe et à la présentation, tout en respectant les normes en vigueur;
  • Transmettre par courriel les notes de service, les messages et les communiqués officiels aux clientèles ciblées;
  • Soutenir la directrice et l’équipe dans des tâches administratives comme rechercher ou compiler de l’information, classer, numériser, imprimer ou photocopier des documents, vérifier l’assiduité du personnel, générer des rapports, commander des fournitures de bureau, transmettre l’information demandée, etc.;
  • Assurer la distribution journalière des nouveaux dossiers en les assignant à DACOR et dans le tableau de suivi;
  • Réceptionner, photocopier, traiter et acheminer les convocations des rendez-vous des personnes incarcérées aux personnes incarcérées et les convocations signées à la DSPC ou aux maisons de transition par courriel ou télécopieur;
  • Participer à la production de statistiques;
  • Préparer l’expédition du courrier externe envoyé par la direction des services professionnels et dépouiller le courrier entrant;
  • Participer aux réunions et rédiger des comptes rendus;
  • Remplacer ou aider ses collèges en cas de besoin.

Échelle de traitement : De 38 352 $ à 49 036 $*

*Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

Profil recherché

Ce qu’il vous faut pour faire partie de l’équipe :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
    • Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée.

OU

  • Détenir un diplôme d’études secondaires équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ET posséder une année d’expérience en tant qu’agente ou agent de secrétariat.
    • Une personne qui a un nombre d’années de scolarité inférieur à une 11e année ou à une 5e année du secondaire peut compenser chaque année de scolarité manquante par deux années d’expérience de travail rémunéré ou non, y compris la charge de travail familiale.
    • La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
    • Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

ET

  • Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.
    • Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
  • Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
  • La personne retenue pourrait devoir satisfaire aux exigences d’une enquête de sécurité.

Autres éléments du profil recherché : 

La personne recherchée devra se démarquer par sa minutie, son autonomie, sa proactivité, son souci de confidentialité et son sens de l’organisation du travail. Elle devra être à l’aise de travailler dans la zone sécuritaire de l’Établissement de détention.

Atouts:

La connaissance des logiciels DACOR et PDEC sera considérée comme un atout.

Modalités d'inscription

Le défi vous intéresse?

Période d’inscription : Du 28 mars au 14 avril 2024, à 23 h 59.

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

Inscription : Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». Prenez note que l’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Seuls les renseignements contenus dans votre formulaire d’inscription seront considérés.

Important : Afin de valider votre admissibilité à l’emploi, nous vous demandons de déposer à votre dossier de candidature, une copie de vos diplômes ainsi qu’une copie de votre évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et d’indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché ». C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : Québec

Informations sur le processus de sélection : dotation-drh@msp.gouv.qc.ca

Informations sur les attributions de l’emploi : Madame Sandy Lapointe, directrice des services professionnels, sandy.lapointe@msp.gouv.qc.ca

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

 

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes (pour certaines classes d’emplois particulières), des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.

 

 

 

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