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Agente ou agent de secrétariat

 

Renseignements généraux

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Vous avez envie d’action ? De travailler au sein d’une équipe dynamique ? De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois ? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable !


Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante, opérationnelle et dont les défis sont concrets ?

 Vous êtes une personne organisée et aucun détail ne vous échappe ?
 Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous !


Agente ou agent de secrétariat

  • Direction générale : Direction générale du Bas-Saint-Laurent-Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine
  • Service : Direction de l'exploitation – Centre de services de Mont-Joli
  • Nombre d’emplois à pourvoir : 1
  • Statut de l’emploi : Régulier
  • Lieu de travail : 1862, boulevard Jacques-Cartier, Mont-Joli
  • Télétravail : Oui, en mode hybride
  • Horaire de travail : 35 heures par semaine
  • Date prévue d’entrée en fonction : Juin 2024

Les défis que nous vous proposons

Sous l’autorité de la cheffe de service, le titulaire de l’emploi effectue diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif inhérentes à la bonne marche de l’unité administrative. Ces tâches contribueront au bon fonctionnement de l’ensemble des opérations et à l’efficacité administrative du centre de services.

 

Effectuer les tâches administratives inhérentes à la bonne marche du centre de services

  • Transcrire dans les styles et formes appropriés, à l'aide d'appareils de bureautique, des lettres, des rapports ou autres documents à partir de brouillons, en apportant une attention particulière à la grammaire et à l'orthographe, et ce, en utilisant divers logiciels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
  • Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et les documents à produire;
  • Effectuer la vérification de devis et rédiger les lettres relatives aux contrats;
  • Rédiger la correspondance courante;
  • Distribuer le courrier et préparer celui à poster;
  • Assurer le suivi de la correspondance tout en appliquant les normes et procédures;
  • Assurer le suivi des besoins d'équipements informatiques et des demandes d'accès, au besoin;
  • Collaborer à la préparation des ordres du jour pour les réunions, transmettre les convocations, faire des réservations de salles, préparer le matériel et les documents nécessaires, assister aux réunions et rédiger les comptes rendus;
  • Assurer tout autre support administratif si requis.

Soutenir la cheffe de service

  • Gérer l’agenda de la cheffe de service en collaboration avec celle-ci;
  • Prendre connaissance des courriels et du courrier reçus et en assurer le suivi;
  • Effectuer des démarches par téléphone pour compléter des données relatives à des dossiers;
  • Préparer les documents en lien avec les ressources humaines :
    • Produire des demandes de personnel à l’aide du logiciel DOT en ligne;
    • Compléter les formulaires de confirmation d’entrée en fonction;
    • Rédiger les formulaires d’arrivée et de départ du personnel.
    • Élaborer les horaires de travail (cédules) du personnel saisonnier (horaires de 12h, 9h41, 7h45 et sur appel) en collaboration avec les ressources humaines;
    • Compléter en collaboration avec son gestionnaire, les formulaires de notations et d'attentes signifiées du personnel du centre de services.
  • Effectuer le classement des documents sur GID

Autres tâches

  • Réserver des chambres d'hôtel;
  • Épurer et classer divers dossiers du centre de services;
  • Effectuer diverses saisies;
  • Fournir des renseignements de routine;
  • Tenir à jour un système de classement et d'archivage.

 

Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

  • Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
  • Régime d’assurances collectives ;
  • 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
  • Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
  • Horaire variable ;
  • Sécurité d’emploi ;
  • Programme d’aide aux employés (PAE) ;
  • Programme de soutien aux études ;
  • Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
  • Soutien financier à la pratique d’activités physique.

Salaire annuel :

38 353$ à 49 036$ selon l’expérience

 

La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

 

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.

Profil recherché

Les qualités que nous recherchons :

  • Être autonome et avoir un bon sens de l’organisation ;
  • Avoir le sens des relations humaines et un esprit d’équipe ;
  • Excellent service à la clientèle ;
  • Savoir faire preuve de discrétion ;
  • Avoir un niveau de concentration élevé ;
  • Avoir une facilité de communication autant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et de la suite Adobe.

La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente1;

Une personne peut soumettre sa candidature si elle est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis.

OU

Détenir un certificat d’études secondaires équivalent à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente1 ET posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat;

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience de travail rémunéré ou non, y compris la charge de travail familiale. Le DES peut également être compensée par une attestation de spécialisation professionnelle ou un diplôme d’études professionnelles.

  • Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec²;
  • Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

 

Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : Mont-Joli

Modalités d'inscription

Période d’inscription : Du 17 mai au 30 mai 2024 à 23 h 59.

L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Pour plus d’informations sur la procédure à suivre, pour remplir et transmettre le formulaire d’inscription en ligne, consultez Processus de sélection | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien :

  • Détailler votre scolarité ;
  • Détailler vos expériences de travail, notamment en inscrivant votre emploi actuel et vos emplois antérieurs ;
  • Indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché » (si applicable). C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées ;
  • Joindre toutes les pièces justificatives appuyant votre candidature.

 

Aucun curriculum vitae n’est accepté ni aucune candidature transmise par courriel.

 

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

 

 

Des questions ? Nous y répondrons avec grand plaisir !

 

Informations sur le processus de sélection
Cynthia Gervais – Conseillère en gestion des ressources humaines
cynthia.gervais@transports.gouv.qc.ca

Informations sur les attributions de l’emploi
Julie Gagnon – Cheffe du Centre de services
julie.gagnon5@transports.gouv.qc.ca

 

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtone et des femmes.

 

 

1- Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI). 

2- Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

 

Apprends-en davantage sur nous :

FAIRE CARRIÈRE AU MINISTÈRE DES TRANSPORTS ET DE LA MOBILITÉ DURABLE

Les défis à relever sont nombreux et stimulants. Intervenant de premier plan dans l’économie du Québec, le Ministère a pour mission et mandat d’assurer, sur l’ensemble de son territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires. Vaste organisation, le Ministère emploie plus de 8 500 personnes et gère 31 000 kilomètres de routes et 11 000 structures. Concrètement, le Ministère entretient, rend sécuritaires, conçoit et bâtit les vastes réseaux de transport maritime, ferroviaire, aérien et routier du Québec tout en innovant et en respectant l’environnement.

 

Visitez notre site Web Emplois au Quebec.ca/emplois-transports

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